Para varias de las empresas que hemos estado apoyando en los últimos meses, la coordinación de su equipo gerencial es un reto continuo, surgen entre otras, las siguientes preguntas:
¿Cómo podemos lograr que en lugar de que cada gerente defienda su área o territorio, se convierta en un participante activo de las soluciones globales de la organización? ¿Cómo logramos que todos los gerentes puedan colaborar para cumplir con la misión y las metas de la empresa como un todo?
Pensando en este tema y mientras viajaba por carretera después de atender unos procesos de capacitación en Nicaragua, me llamó la atención lo bien señalizada que estaba la calzada, y como los rótulos y las líneas pintadas en el pavimento facilitaban el que todos los que conducíamos entendiésemos las reglas y pudiésemos desplazarnos en acuerdo.
No pude evitar el reflexionar en que eso es precisamente lo que muchos equipos gerenciales requieren, una serie de “acuerdos” de “convenciones” que les permitan accionar en forma ordenada, rápida y apoyándose unos a otros.
Entre las señalizaciones viales de carretera que son muy útiles están las líneas continuas o sólidas pintadas en medio de la carretera que nos indican que durante esos trechos uno no puede rebasar a los carros que están enfrente de uno, esta línea continua puede servirnos como señal para saber en que decisiones no debemos nosotros pasar sobre la autoridad de otros. Hay momentos en nuestro trabajo en las cuales necesitamos esperar la dirección del que está enfrente sin adelantarnos y querer dirigir o pasar nosotros al frente.
¿Para qué decisiones debes esperar que la persona que está al frente de ti tome las decisiones?
También existen las líneas cortadas o no continuas que nos indican que en esos trechos si podemos rebasar a quien está conduciendo en frente de nosotros; podemos comparar estas líneas con aquellos proyectos y actividades que nosotros podemos realizar sin tener que esperar la dirección de otros miembros del equipo y por lo tanto, podemos avanzar libremente sin consultar. Podemos ir adelante y acercarnos a nuestro destino sin la necesidad de estar consultando.
¿Cuáles son las actividades y proyectos para los que no necesitas esperar instrucciones de nadie?
¿Estarás esperando instrucciones para algo para lo que en realidad debieses estar avanzando solo?
Otra señal interesante es la del rótulo “ceda el paso”, existen partes del camino en las cuales dos conductores pueden avanzar, pero a uno de ellos se le indica que “ceda el paso”. En nuestro trabajo hay momentos en que dos personas o dos grupos de un equipo pueden actuar, pero uno de ellos debe permitir al otro que actúe primero.
Ejemplo: Si a dos personas se les ha pedido un reporte por separado para un proyecto en que ambas han participado, una de las personas debiera cederle a la otra la oportunidad de reportar ciertas actividades, aunque para realizarlas hubiesen participado los dos. Este ceder el paso implica una actitud de “somos un equipo”, una actitud de “no tengo que estar demostrando lo que yo hice, porque lo importante es que juntos lo logramos”.
¿Cuáles son algunas actividades de tu trabajo en que deberías ceder el paso?
El ceder el paso también implica la gratitud de aquel al cual el paso es cedido, y por lo tanto, es importante reconocer los derechos del compañero. Ejemplo: Si una actividad es realizada en equipo y una persona cede el privilegio de reportar esa actividad a la otra persona, entonces esta persona debiese nombrar el hecho de que no lo hizo solo, que lo hizo con el apoyo de su compañero o compañera.
¿Cuáles son algunos reconocimientos que tienes que hacer de las aportaciones de otros en la realización de una tarea?
Otra buena lección para la coordinación de equipos gerenciales la podemos encontrar en la señalización de los kilómetros avanzados. En una carretera encontramos cada cierto tiempo, el número de kilómetro en el cual estamos y eso nos permite saber a cuanta distancia estamos del lugar de donde partimos y a cuanta distancia estamos del lugar al cual necesitamos llegar.
Estos puntos en la carretera también nos permiten entender que si tenemos un término de tiempo en el cual deseamos llegar, debemos acelerar cuando vemos que el kilometraje alcanzado es muy bajo o debemos ir a un paso estable si vemos que el kilometraje alcanzado es adecuado. Además pudiéramos adoptar otras estrategias, como por ejemplo, el avanzar más rápido para que de encontrar algunos retrasos, ya hayamos adelantado camino.
En nuestros equipos gerenciales es importante determinar cuales van a ser los puntos en los cuales se ha de evaluar por dónde vamos y cuanto nos falta para alcanzar nuestras metas.
¿Qué nos indica la situación de la cual partimos?
¿Qué nos indica las metas que cada miembro y el equipo gerencial en general desea alcanzar?
¿Cuáles son los momentos de evaluación de nuestros equipos gerenciales?
Además del señalamiento vial las carreteras funcionan mejor cuando se cuenta con entes reguladores responsables, mejor conocidos como policías de tránsito o tráficos. Estos entes reguladores velan porque las convenciones que han sido establecidas se respeten. En nuestras organizaciones necesitamos entes reguladores, necesitamos definir de antemano quiénes habrán de ser aquellos que vigilarán para que los acuerdos establecidos se respeten y se cumplan.
¿A quienes hemos encargado la tarea de revisar si como miembros y como equipo gerencial estamos respetando los acuerdos para nuestra forma de trabajar y si llevamos la velocidad adecuada?
¿Cuáles son las consecuencias para corregir las violaciones que realicemos a los acuerdos establecidos como equipo gerencial?
Otra herramienta que permite conducir bien y respetando a los demás, es el Manual del Conductor. En este Manual se establecen las señales de tránsito, las normas a seguir, la velocidad, las infracciones y las consecuencias. Un buen Manual también cuenta con un compromiso firmado que da fe de que una persona ha leído y está dispuesta a acatar el contenido del Manual.
Siguiendo con nuestra analogía, es importante que los equipos gerenciales cuenten con un documento escrito que determine su misión, su visión, los valores que habrán de respetar, la forma en que se conducirán sus reuniones y el estilo de trabajo a seguir.
¿Cuenta su equipo gerencial con normas claras que indiquen a cada miembro la forma en que debe actuar?
Adelante con los esfuerzos, el futuro de las organizaciones y empresas descansa en una gran parte en los equipos gerenciales, sigamos afinando nuestro trabajo y llegaremos más lejos en menos tiempo.
Alfredo Enrique Umaña Martínez
alfredo.umana@ccial.org
Al emprender un nuevo proyecto o al tratar de mejorar o actualizar un proceso, puede ser de inmenso valor conocer la “mejor práctica”, la mejor forma de hacerlo. Sin embargo, al momento de implementar esa forma ejemplar de hacer las cosas, es donde muchas organizaciones se quedan cortas. La próxima vez que quieras implementar lo que los mejores en tu campo están haciendo, evita estos dos obstáculos:
